SERGIO MARTINS
CONSULTORIA

Afinal, o que é Gestão da Informação (GED e ECM)?

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A Gestão da Informação já é, há algumas décadas, um campo totalmente autônomo e interdisciplinar, composto por profissionais de áreas como Ciência da Computação, Ciência da Informação, Administração, Sistemas de Informação, Biblioteconomia, Arquivologia, dentre outros. GED - Gestão Eletrônica de Documentos é o braço da Gestão da Informação voltado para o processo de digitalização e controle de fluxo e temporalidade de documentos, físicos ou digitais. ECM - Enterprise Content Management - é uma distinção referente ao gerenciamento do conteúdo de dados e documentos da empresa, como suas formas de representação, categorização, modos de acesso e recuperação. Em qualquer caso, estas práticas possuem normas, diretrizes e recomendações e melhores práticas por instituições internacionais que configuram a indústria de Gestão da Informação (GED/ECM). Estas melhores práticas envolvem, ademais,  design de processos, metodologias, governança, sistemas de informação, inclusive gestão de fluxo de informações (Workflow).

 

A indústria de Gestão da Informação (GED/ECM), extremamente consolidada, conta com as maiores e melhores empresas do mundo da computação e documentação, além de associações e organismos nacionais e internacionais que regulam, recomendam e certificam os milhares de profissionais nas melhores práticas da área. O objeto de interesse da Gestão da Informação - a informação - consiste em documentos físicos e digitais, dados, metadados e toda a metodologia e infraestrutura necessária ao processamento destes, como sistemas de informação e armazenamento, softwares, equipamentos etc. Além disso, a indústria possui variadas metodologias, métricas, processos, critérios, recomendações e demais aspectos que norteiam as melhores práticas a serem oferecidas ao mercado.

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Que empresas precisam de gestão da informação?

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A informação é um insumo essencial a praticamente todas as organizações, sejam industriais, comerciais ou de serviços. Materializada em dados e documentos, pode-se dizer que qualquer atividade comercial gera movimentos de cargas de informações, como notas fiscais, contratos, recibos, planilhas de dados, gráficos, relatórios e demais tipos de dados e documentos.

 

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Em que momento uma empresa deve se preocupar com a gestão da informação?

 

Uma empresa deve começar a se preocupar com os recursos de informação a partir de alguns sintomas:

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• Quando a empresa começa a crescer e ter mais pessoas manipulando a informação de maneira desordenada

• Quando o fluxo de informações apresenta gargalos, atrasos e ruídos

• Quando problemas jurídicos e fiscais começam a surgir

• Quando o acesso rápido e intuitivo à informação começa a ficar comprometido

• Quando o acesso à informação relevante ou de qualidade começa a declinar

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Que problemas com informação uma empresa pode ter?

 

Com os problemas acima expostos, os seguintes problemas passam a ocorrer:

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• Problemas de ordem fiscal, por má-gestão da informação e descumprimento de obrigações fiscais

• Problemas de ordem jurídica, por má-gestão da informação e descumprimento de obrigações legais

• Problemas de acesso à informação pelo uso comum de diretórios em rede, ainda muito utilizados nas empresas

• Problemas nos fluxos da informação, com troca de informações duplicadas ou multiplicadas

• Problemas de controle do ciclo de vida dos recursos de informação, como dados e documentos

• Acesso a informações parciais ou equivocadas

• Subutilização da potencialidade informacional dos metadados

• Perda de competitividade organizacional a médio e longo prazo

• Improvisos e dissonâncias na manipulação da informação pelos funcionários

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Que vantagens um novo modelo de gestão da informação pode proporcionar?

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Um novo modelo de gestão da informação, quando bem desenhado, permite às empresas suprimir todos os problemas acima elencados. Poucas empresas alcançam um alto nível de maturidade informacional. Isso fica mais evidente no Brasil, onde muitas empresas subestimam o valor da informação e não tratam esses recursos de maneira adequada à sua importância. Além disso, através de uma engenharia de metadados - inteligência em informação - estes passam a trabalhar de modo a potencializar exponencialmente a capacidade informativa dos dados e documentos corporativos. O uso de tecnologias semânticas também auxiliam esse processo, dotando o ecossistema de informações com uma autonomia e resposta qualitativa que é inalcançada pelos métodos e práticas tradicionais ou usuais na maioria das empresas. Um novo modelo de gestão da informação traz os seguintes benefícios:

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• Economia de recursos financeiros

• Estanque de lesão financeira ocasionada por problemas legais e fiscais

• Maior agilidade no acesso à informação

• Acesso à informação relevante e de qualidade

• Melhoria do fluxo e troca de informações entre funcionários e departamentos, o que potencializa a produtividade na empresa

• Fim de gargalos e problemas de prazo no processo de trocas de dados e documentos no fluxo de informações da empresa

• Maior autonomia do sistema de informação, deviso à inteligência embarcada

• Melhor controle do fluxo documental, bem como administração e restrição de acessos não autorizados

• Possibilidade de mensuração da performance do uso de informações na empresa

• Melhora do potencial informativo dos recursos de informação, a serem utilizados para fins operacionais e estratégicos

• Salto qualitativo, possibilitando à empresa tornar-se um player mais competitivo em seu mercado regional ou global

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Como a consultoria em gestão da informação funciona?

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Nosso modelo de consultoria em gestão da informação adota por premissa a intensificação do VALOR da informação para a sua empresa. Cada empresa tem seu próprio ecossistema de informações que deve ser cuidadosamente analisado, possibilitando a extração de diagnósticos para o desenho de uma arquitetura de informações correta e personalizada às suas necessidades. Em cada projeto de gestão da informação, eventualmente parceiros são selecionados pela consultoria de acordo com seus respectivos skills - habilidades - que contribuirão para a operacionalização do projeto. Dessa forma, nossa metodologia consiste em entender seu negócio e suas necessidades de informação, realizar entrevistas com as áreas para fazer levantamentos e diagnósticos, desenhar a arquitetura do ecossistema - como ferramentas, produtos e processos de informação - e, quando o caso, recomendar uso de sistemas de processamento como GED ou Worflow, além de indicar sistemas de armazenamento. Alguns projetos são mais simples e requerem apenas práticas e recomendações; outros requerem a digitalização de grande massa de documentos em papel e intensificação de metadados de recuperação. Outros requerem ainda uma engenharia de potencialização dos metadados. Desta forma, cada caso é um caso e somente um consultor com preparo e experiência poderá ajudar sua empresa nesse processo.

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Quanto custa uma consultoria em gestão da informação?

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A potencialização dos recursos de informação da sua empresa, levando em conta que são ativos estratégicos competitivos, não pode ser considerada um custo, mas sim investimento. Nossa consultoria não cobra nem realiza projetos por hora de trabalho, mas sim por VALOR a ser agregado e percebido pelo cliente. Para tanto, métricas são instituídas e sugeridas, no início de cada projeto, de modo a validar o processo de mensuração e formação de preço justo. Nossa meta é solucionar problemas de informação na sua empresa e adicionar valor ao seu negócio. Conheça nossas especialidades e solicite uma reunião de esclarecimento, teremos o maior prazer em atendê-lo(la). Sua empresa vai se surpreender com o custo-benefício e com os resultados.

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